Puheluhinnat ja pakettiin sisältyvät minuutit ratkaisevat usein enemmän kuin vaihteen kuukausihinta, kun yrityksen puhelinkuluja lasketaan koko vuodelle. Tämä artikkeli on PK-yritysten toimitusjohtajille, IT-vastaaville ja asiakaspalvelupäälliköille, jotka vertailevat pilvivaihteita tai mobiilivaihteita ja haluavat tietää, mitä tarjouksen ”rajaton puhe” oikeasti tarkoittaa. Lukemisen jälkeen tarjouksista on helpompi löytää kohdat, joista lasku myöhemmin kasvaa.
Mistä yrityksen puheluhinnat muodostuvat
Puhelinvaihteen lasku koostuu yleensä kolmesta osasta: käyttäjäkohtaisesta kuukausimaksusta, liittymä- tai numeromaksuista ja käytön mukaan laskutettavista puheluista. Pilvivaihteen perustaso maksaa tyypillisesti 10-30 €/käyttäjä/kk. Contact center -ominaisuuksilla varustettu ammattitaso maksaa 20-50 €/käyttäjä/kk.
Käyttäjähinta kertoo vain osan kokonaisuudesta. Kokenut asiantuntija katsoo ensin, mitkä puhelutyypit kuuluvat kuukausimaksuun ja mitkä laskutetaan erikseen. Erittely kokonaishinnan laskemiseen löytyy artikkelista puhelinvaihteen hinnoittelu käyttäjä- ja kokonaishintana.
Suomessa operaattoreiden yritysliittymissä kotimaan puheet ovat usein rajattomia. Elisa Ringin, Telia Touchpointin ja DNA Voice for Businessin kaltaisissa ratkaisuissa vaihde ja mobiililiittymä myydään usein yhdessä. Silloin kotimaan puhelut kuuluvat käytännössä liittymän hintaan. Kansainväliset SaaS-toimijat, kuten RingCentral, 8×8, Vonage, Zoom Phone ja Aircall, rakentavat paketit toisin: niissä mukana on usein tietty minuuttimäärä tai maakohtainen rajattomuus, ja Suomi ei välttämättä kuulu rajattomien maiden listalle.
Pakettiin sisältyvät minuutit – mitä ”rajaton” kattaa
”Rajaton” tarkoittaa lähes aina rajatonta kotimaan normaalipuhetta. Sopimusehdoissa lähes aina erikseen hinnoiteltuja ovat:
Ulkomaanpuhelut eli Suomesta toiseen maahan soitetut puhelut. Ne kuuluvat harvoin perushintaan.
Palvelunumerot kuten 0600- ja 0700-numerot, joiden hinnan määrää palvelun tarjoaja.
Saapuvat puhelut 0800-numeroon, jotka yritys maksaa itse.
Ulkomailla soitetut puhelut EU/ETA-alueen ulkopuolella. EU:n sisällä verkkovierailu toimii pääosin kotimaan hinnoilla.
Kohtuullisen käytön rajat, joiden ylittäminen voi aiheuttaa lisämaksuja tai rajoituksia.
Microsoft Teams Phone on oma tapauksensa. Teams Phone -lisenssi ei sellaisenaan sisällä yhteyttä puhelinverkkoon. Lisäksi tarvitaan Microsoftin Calling Plan tai operaattorin kautta toteutettu Operator Connect- tai Direct Routing -liittymä. Microsoftin paketeissa minuuttimäärät on tyypillisesti rajattu, kun taas suomalaisen operaattorin kautta tehdyissä ratkaisuissa kotimaan puheet voivat olla rajattomia. Ero kannattaa selvittää ennen kuin 40 käyttäjää siirretään Teamsiin.
Myytti: rajaton paketti tarkoittaa aina ennustettavaa laskua
Rajaton paketti tuo ennustettavuutta vain, jos yrityksen puhelut ovat kotimaan normaalipuheluita. Esimerkkinä tamperelainen 25 hengen tukkuliike, jolla on pilvivaihde ja rajattomat mobiililiittymät. Kuukausilasku pysyy vuoden tasaisena. Sitten yritys aloittaa tuonnin Virosta ja Saksasta, ja myyjät soittavat päivittäin toimittajille. Ulkomaanpuhelut laskutetaan minuuttihinnalla, eikä kukaan huomaa sitä ennen neljännesvuoden laskujen läpikäyntiä.
Tilanne korjaantuu yleensä ulkomaanpuhelulisällä, joka maksaa muutamia euroja käyttäjää kohden kuukaudessa. Toinen vaihtoehto on siirtää kansainväliset puhelut Teamsiin tai muuhun VoIP-ratkaisuun, jossa sovelluspuhelut eivät kulje puhelinverkon kautta. Ratkaisevaa on tunnistaa, että laskun rakenne on muuttunut.
Pakettiratkaisu ei sovi aina. Jos 30 hengen yrityksessä vain viisi ihmistä soittaa ulos säännöllisesti, käyttöön perustuva hinnoittelu voi tulla edullisemmaksi kuin kaikille ostettu rajaton paketti.
Yritysnumerot ja palvelunumerot laskussa
Numeron tyyppi vaikuttaa siihen, kuka puhelun maksaa. 010- ja 020-alkuisissa yritysnumeroissa soittaja maksaa puhelusta numeron mukaisen hinnan, ja yritykselle peruskulut ovat tyypillisesti 100-500 €/kk palvelun laajuuden mukaan. 0800-numerossa yritys maksaa saapuvat puhelut. Jos asiakaspalvelun jonotusaika on pitkä, myös jonotusminuutit päätyvät yrityksen laskuun.
Yksi huomio jää usein tekemättä: pitkä IVR-valikko ja hidas jono 0800-numerossa tuovat kustannuksia, vaikka asiakkaan asia ei ratkea. Asiakaspalvelupäällikkö tarkistaa ensin keskimääräisen jonotusajan ja kertoo sen saapuvien puheluiden määrällä. Numerotyyppien erot on käsitelty tarkemmin artikkelissa maksuttomat ja maksulliset palvelunumerot.
Traficom valvoo numeroiden käyttöä ja hinnoittelun läpinäkyvyyttä Suomessa. Numeroiden portattavuus antaa yritykselle oikeuden siirtää numeronsa toiselle toimittajalle. Kun nykyinen paketti on liian kallis, operaattorin vaihtaminen ei tarkoita numeron menettämistä.
Yleisimmät virheet puhelukulujen vertailussa
Vertaillaan vain käyttäjähintoja. 12 €/käyttäjä/kk näyttää edullisemmalta kuin 22 €, mutta edullisempi vaihtoehto voi laskuttaa erikseen jokaisen siirretyn puhelun ja matkapuhelinverkkoon soitetun minuutin. Ammattilainen pyytää toimittajalta esimerkkilaskun yrityksen todellisilla puhelumäärillä.
Soitonsiirtojen hinta unohtuu. Kun vaihteeseen tullut puhelu siirretään ulkoiseen numeroon, kuten kotona olevan työntekijän henkilökohtaiseen liittymään, siirrosta voi syntyä uusi laskutettava puhelu. Hybridityössä tällaisia siirtoja voi kertyä satoja kuukaudessa.
Kohtuullisen käytön ehtoa ei lueta. Puhelinmyyntiä tai laajaa ulossoittoa tekevä yritys voi ylittää rajattoman paketin kohtuukäytön rajan. Joillakin toimittajilla tämä johtaa siihen, että palvelu siirretään erilliseen, käyttöön perustuvaan hinnoitteluun.
Näin arvioit oman yrityksesi puhelukulut
Aloita viimeisten 3-6 kuukauden puheluraporteista. Erittele kotimaan puheet, ulkomaanpuhelut, palvelunumeroihin soitetut puhelut ja saapuvat 0800-puhelut. Useimmista pilvivaihteista raportin saa ladattua suoraan hallintanäkymästä.
Kokoa tarkoista luvuista käyttöprofiili ja lähetä se kaikille vertailtaville toimittajille. Pyydä hinnat samassa muodossa, jotta niitä voi verrata keskenään. Selvitä samalla sopimuksen kesto ja se, voiko pakettia muuttaa kesken kauden. Ehtoja on avattu artikkelissa sopimuskausi ja irtisanominen vaihdepalvelussa.
Isommissa contact center -kokonaisuuksissa, kuten Sinch Contact Prossa, Talkdeskissä tai Zendesk Talkissa, minuuttihinnat ovat usein suuri osa kokonaiskustannuksia. Satojen agenttien ympäristössä yhden sentin ero minuuttihinnassa merkitsee vuositasolla tuhansia euroja. Tällaisissa sopimuksissa myös lakimiehen konsultointi on perusteltua.
Puheluhintojen rinnalla kannattaa tarkistaa SLA-taso, puhelutallennuksen hinta ja CRM-integraatio esimerkiksi Salesforceen, HubSpotiin tai Pipedriveen. Puhelutallennuksessa GDPR edellyttää, että soittajalle kerrotaan tallennuksesta ja tallenteita käsitellään henkilötietoina. Tallennus on usein erikseen hinnoiteltu lisäpalvelu.
Huomaa rajaus: kuluttajien matkapuhelimet ja henkilökohtaiset liittymät kuuluvat puhelinkauppa-vertailuihin. Tässä artikkelissa käsitellään yritysten puhelinvaihteiden ja yritysliittymien puheluhinnoittelua.
UKK
Sisältyvätkö pilvivaihteen sisäiset puhelut kuukausimaksuun?
Lähes aina. Vaihteen sisäiset puhelut käyttäjien välillä kulkevat VoIP-yhteyden kautta, eikä niistä laskuteta minuuttihintaa. Jos vaihde ohjaa sisäisen puhelun matkapuhelinverkon kautta, esimerkiksi mobiilivaihteessa, hinnoittelu riippuu liittymän ehdoista.
Kuka maksaa puhelun 010-numeroon?
Soittaja maksaa puhelun numeron hinnoittelun mukaisesti, ja yritys maksaa numeron peruskulut. Hinnasta on kerrottava soittajalle esimerkiksi verkkosivuilla numeron yhteydessä.
Kannattaako kaikille työntekijöille ostaa sama puhelupaketti?
Ei aina. Jos puhelukäyttö vaihtelee paljon, yhdistelmä toimii usein paremmin: rajattomat paketit myynnille ja asiakaspalvelulle ja kevyempi sovelluspohjainen lisenssi niille, jotka soittavat pääasiassa Teams-puheluita.
Yhteenveto: laske käytön, älä hinnaston mukaan
Pakettiin sisältyvät minuutit ovat edullisia vain, jos ne vastaavat yrityksen todellista puhelukäyttöä. Pyydä toimittajilta esimerkkilasku yrityksenne puheluprofiililla. Tarkista ulkomaanpuheluiden, soitonsiirtojen ja 0800-numeron hinnat sekä kohtuullisen käytön ehdot. Näillä tiedoilla 15 euron ja 25 euron tarjouksen ero näkyy oikeassa mittakaavassa.