Microsoft Teams ei yksinään soita tavallisiin puhelinnumeroihin, vaan se täytyy liittää operaattorin puhelinverkkoon. Tämä artikkeli on tarkoitettu PK-yrityksen IT-vastaavalle, toimitusjohtajalle ja viestintäpäällikölle, joka miettii, miten Teams ja operaattoriliittymä kannattaa yhdistää. Oikea valinta vaikuttaa suoraan kuukausikuluihin, käyttöönoton kestoon ja siihen, kuka vastaa, kun puhelut eivät kulje.
Vaihtoehtoja on neljä. Ne eroavat toisistaan hinnan, joustavuuden ja ylläpitovastuun osalta. Kun eron ymmärtää, osaa kysyä toimittajalta oikeat kysymykset.
Miksi Teams Phone tarvitsee operaattorin
Teams Phone -lisenssi antaa käyttäjälle puhelinvaihteen toiminnot, kuten soitonsiirrot, jonot, äänivalikot ja puheluiden siirron. Se ei kuitenkaan anna puhelinnumeroa eikä yhteyttä yleiseen puhelinverkkoon (PSTN). Siihen tarvitaan erillinen puheluyhteys, jonka tarjoaa joko Microsoft itse tai operaattori.
Microsoft 365 E5 -paketissa Teams Phone sisältyy hintaan. E3- ja Business-paketteihin se ostetaan erikseen, tyypillisesti noin 8-10 €/käyttäjä/kk. Tämän päälle tulevat puheluyhteyden kulut. Kokonaisuus kannattaa laskea yhteen ennen päätöstä, koska se on eri asia kuin pelkkä lisenssihinta.
Laajempi katsaus Teamsiin kokonaisena puhelinratkaisuna löytyy artikkelista Teams-puhelut yrityksen puhelinjärjestelmänä.
Neljä tapaa yhdistää Teams ja operaattoriliittymä
Microsoft Calling Plan on yksinkertaisin vaihtoehto: Microsoft toimii itse operaattorina ja myy numerot sekä puheminuutit. Se sopii pienelle yritykselle, jolla ei ole vanhoja numeroita siirrettävänä. Numerovalikoima ja saatavuus vaihtelevat kuitenkin maittain, ja paikallinen tuki on ohuempaa kuin suomalaisella operaattorilla. Tämä kannattaa tarkistaa ennen päätöstä.
Operator Connect on tätä nykyä suomalaisyritysten yleisin valinta. Operaattori liittää puheluyhteyden Teamsiin suoraan Microsoftin hallintakeskuksen kautta, joten yritys ei tarvitse omaa laitteistoa. Numerot, laskutus ja tuki tulevat operaattorilta, jota yritys jo käyttää. Suomalaisista operaattoreista useat ovat mukana ohjelmassa, mutta ajantasainen lista kannattaa katsoa Microsoftin operaattorihakemistosta.
Direct Routing tarkoittaa, että yritys tai sen kumppani liittää SIP-trunkin Teamsiin session border controllerin (SBC) kautta. SBC-laitteina käytetään esimerkiksi AudioCodesin tai Ribbonin ratkaisuja joko pilvipalveluna tai paikallisena laitteena. Direct Routing on joustavin vaihtoehto, ja se sopii tilanteisiin, joissa Teams pitää yhdistää vanhaan PBX-järjestelmään, contact center -ratkaisuun tai useamman maan numeroihin. Samalla se on myös monimutkaisin.
Teams Phone Mobile ja operaattorin oma integraatio tuovat matkapuhelinnumeron Teamsiin, jolloin sama numero soi sekä kännykässä että Teamsissa. Lisäksi operaattorien omissa pilvivaihteissa, kuten Elisa Ringissä, Telia Touchpointissa ja DNA Voice for Businessissa, on eri tasoisia Teams-liitäntöjä. Niissä vaihde voi jäädä operaattorin puolelle ja Teams toimii käyttöliittymänä. Jos yritys haluaa säilyttää nykyisen mobiilivaihteen jonot ja raportit, tämä on usein järkevin reitti.
Myytti: Teams-lisenssi korvaa puhelinvaihteen sellaisenaan
Usein oletetaan, että kun Microsoft 365 on jo käytössä, puhelinvaihde tulee ”ilmaiseksi”. Näin ei ole. Ilman puheluyhteyttä Teams soittaa vain toisiin Teams-käyttäjiin, ja ilman Teams Phone -lisenssiä sisäisiäkään vaihdetoimintoja ei ole.
Myös vaatimukset jäävät usein huomaamatta. Teamsin perusjonot riittävät 5-10 hengen myyntitiimille. 30 hengen asiakaspalvelussa, jossa seurataan palvelutasoa, tarvitaan lähes aina erillinen contact center -ratkaisu, esimerkiksi Sinch Contact Pro, Talkdesk tai jokin sertifioitu Teams-yhteensopiva järjestelmä. Kustannus on silloin 20-50 €/käyttäjä/kk lisää.
Käytännön esimerkki: tamperelainen tilitoimisto
Tyypillinen tilanne on Tampereella toimiva 25 hengen tilitoimisto, jolla on 010-alkuinen yritysnumero ja vanha laitevaihde. Kuparilinjojen alasajo pakottaa tekemään ratkaisun. Henkilöstö käyttää Teamsia jo päivittäin, joten Teams Phone tuntuu luontevalta.
Järkevin reitti on yleensä Operator Connect nykyisen operaattorin kautta. Silloin 010-numero siirtyy ilman portitusta toiselle toimijalle, eikä laitteistoa tarvita. Kokenut asiantuntija kysyy ensin, kuka vastaa vaihteeseen ja mitä tapahtuu, kun hän on lomalla. Vastauksesta riippuu, riittääkö Teamsin puhelujono vai tarvitaanko mobiilivaihde rinnalle. Jos vanha laitevaihde puretaan, apua on artikkelissa vanhan laitevaihteen korvaaminen.
Yleisimmät virheet yhdistämistavan valinnassa
Ensimmäinen virhe on valita Direct Routing, koska se kuulostaa joustavimmalta, vaikka yrityksellä ei ole ketään ylläpitämässä SBC:tä. Kun sertifikaatti vanhenee perjantai-iltana, puhelut katkeavat, eikä kukaan tiedä miksi. Alle 50 hengen yritykselle Direct Routing on harvoin perusteltu ilman ulkoistettua ylläpitoa.
Toinen virhe on unohtaa numeroiden portattavuuden aikataulu. Traficomin valvoma numeronsiirto on yrityksen oikeus, mutta siirto vie tyypillisesti 1-3 viikkoa, ja 010- tai 0800-numeroiden siirrossa voi olla lisävaiheita. Vanhaa sopimusta ei kannata irtisanoa ennen kuin siirtopäivä on vahvistettu.
Kolmas virhe on jättää puhelutallennus huomiotta. GDPR:n mukaan tallenteet ovat henkilötietoja, ja soittajalle on kerrottava tallennuksesta etukäteen. Teamsin oma tallennus on eri asia kuin compliance-tallennus, joka vaatii erillisen sertifioidun palvelun.
Mitä sopimuksesta kannattaa tarkistaa
Ammattilainen aloittaa sopimuksen tarkistamisen vastuunjaosta. Operator Connectissa vika voi olla Microsoftin, operaattorin tai yrityksen verkon puolella, ja SLA:n pitää kertoa, kuka ottaa vikailmoituksen vastaan. Microsoftin käytettävyyslupaus ja operaattorin palvelutaso ovat kaksi erillistä asiaa.
Hinnoittelun pitää olla läpinäkyvä: numeromaksut, minuuttihinnat ulkomaille ja mobiiliin sekä 0800-numeron saapuvat puhelut kaikki erikseen. Lisäksi on hyvä selvittää, toimiiko CRM-integraatio (Salesforce, HubSpot, Pipedrive tai Microsoft Dynamics 365) Teamsin kautta vai vaatiiko se erillisen liitännän.
Selkeät irtisanomisehdot ovat vähintään yhtä tärkeät. Isoissa, satojen käyttäjien sopimuksissa lakimiehen konsultointi on perusteltua.
Kuluttajien matkapuhelimet ja puhelinliittymät kuuluvat puhelinkauppavertailuihin ja IT-tuki IT-yritysvertailuihin. Tässä käsitellään yrityksen puhelinjärjestelmää.
UKK
Voiko Teamsin liittää nykyiseen 010-yritysnumeroon?
Voi. Operator Connectilla tai Direct Routingilla nykyinen numero liitetään Teamsiin. Jos operaattori vaihtuu samalla, numero siirretään portituksella, joka kestää tyypillisesti 1-3 viikkoa.
Mikä on edullisin tapa yhdistää Teams ja operaattoriliittymä?
Pienelle yritykselle Operator Connect tai Microsoft Calling Plan on yleensä edullisin, koska laitteistoa tai ylläpitoa ei tarvita. Direct Routing tulee kannattavaksi vasta, kun käyttäjiä on paljon tai tarvitaan erikoisintegraatioita.
Toimiiko Teams-puhelu kännykässä ilman tietokonetta?
Toimii. Teams-sovellus soittaa matkapuhelimesta yrityksen numerolla. Teams Phone Mobile -tyyppisessä ratkaisussa taas matkapuhelinnumero itsessään on Teams-numero, jolloin puhelu kulkee mobiiliverkossa eikä riipu datayhteyden laadusta.
Yhteenveto: valitse ylläpitokyvyn mukaan
Yhdistämistavan valinnassa ratkaisee ennen kaikkea se, kuka ylläpitää kokonaisuutta. Operator Connect sopii useimmille suomalaisille PK-yrityksille, Direct Routing organisaatioille, joilla on oma tai ulkoistettu tietoliikenneosaaminen, ja operaattorin mobiilivaihde yrityksille, joissa kännykkä on pääasiallinen työväline. Ennen allekirjoitusta kannattaa varmistaa numeronsiirron aikataulu, SLA:n vastuunjako ja puhelutallennuksen GDPR-käytäntö.